Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

NexoMail, een handelsnaam van Dermo Cosmetics BV, met maatschappelijke zetel te Lijsterlaan 5, 3570 Alken, België, ondernemingsnummer BE 0896.787.368 ("NexoMail", "wij"), is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken over bezoekers van deze website, over wie contact met ons opneemt en over onze klanten als contractpartij.

Voor de inhoud van de mailboxen die wij voor klanten hosten (e-mails, agenda's, contacten, taken, notities) is de klant verwerkingsverantwoordelijke en treedt NexoMail op als verwerker. Die verwerking regelen wij in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

Vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Mail naar [email protected].

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Contactgegevens die u ons zelf bezorgt per e-mail of telefoon: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, uw huidige mailprovider, het gewenste aantal mailboxen en de inhoud van uw bericht.
• Klantgegevens zodra u klant wordt: bedrijfs- en facturatiegegevens, contactpersonen, gekozen pakketten en het aantal mailboxen.
• Accountgegevens van de gebruikers van de mailboxen: naam, mailadres, aliassen en de technische instellingen van de mailbox. Wachtwoorden bewaren wij niet leesbaar.
• Technische gegevens van de maildienst: logbestanden met onder meer IP-adressen, tijdstippen, afzender- en ontvangeradressen en de afleverstatus van berichten. Wij gebruiken die om de dienst te laten werken, problemen op te lossen en misbruik en spam tegen te gaan.
• DMARC-rapporten over uw domein: overzichten die andere mailservers sturen over mail die namens uw domein verstuurd werd, met onder meer IP-adressen van verzendende servers en de resultaten van de controles.

De rekenhulp op onze website werkt volledig in uw browser: de gegevens die u daar invult, worden niet naar ons verstuurd, tenzij u zelf de mail verstuurt die de knop voor u klaarzet.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens voor eigen doeleinden en richten ons niet op minderjarigen.

3. Waarvoor en op welke grond?

• Om te antwoorden op uw vraag of aanvraag voor een kennismaking (gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG, of precontractuele maatregelen op uw verzoek, art. 6.1.b AVG).
• Om de overeenkomst uit te voeren: mailboxen aanmaken en beheren, uw overstap begeleiden, support verlenen en factureren (uitvoering van de overeenkomst, art. 6.1.b AVG).
• Om de maildienst veilig en betrouwbaar te houden: filtering van spam en virussen, opvolging van DMARC-rapporten, opsporen van misbruik en back-ups (gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG).
• Om onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te komen (wettelijke verplichting, art. 6.1.c AVG).

Wij gebruiken de inhoud van uw mail niet voor reclame of profilering, en wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan derden.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Contactaanvragen zonder vervolg: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Klant- en facturatiegegevens: zolang de overeenkomst loopt, en daarna gedurende de wettelijke bewaartermijn voor boekhoudkundige en fiscale stukken.
• Technische logbestanden van de maildienst: [termijn].
• Back-ups: de back-ups van de laatste 7 dagen.
• Mailboxinhoud na het einde van de overeenkomst: [termijn waarna mailboxen definitief gewist worden]. Vóór het einde helpen wij u uw mail mee te nemen.

5. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Enkel NexoMail en, waar dat strikt nodig is voor de dienst, de volgende categorieën verwerkers. Zij zijn telkens contractueel gebonden aan de AVG.

• Hostingprovider (datacenters in de Europese Unie).
• Leverancier van de mailserversoftware.
• Gespecialiseerde dienst voor spam- en virusfiltering.
• Dienst voor de verwerking van DMARC-rapporten.
• Domeinnaamregistrar en registers (bij registratie of transfer van uw domeinnaam).
• Betaaldienstverleners (bij betaling met Bancontact, kredietkaart of PayPal).
• Boekhouder en boekhoudsoftware.

Klanten vinden de verwerkers die mailboxinhoud verwerken met naam en land in de verwerkersovereenkomst.

6. Waar worden uw gegevens verwerkt?

Mailboxen en back-ups staan in datacenters in de Europese Unie. Als een verwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat enkel met passende waarborgen zoals bepaald in hoofdstuk V van de AVG, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

7. Uw rechten

U hebt het recht op inzage, verbetering, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Mail daarvoor naar [email protected]. Wij antwoorden binnen één maand.

Gaat het over de inhoud van een mailbox die wij voor een klant hosten, dan richt u uw verzoek best aan die klant; wij helpen de klant om het te beantwoorden.

Niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), tweestapsverificatie, filtering van spam en virussen, beperkte toegang en dagelijkse back-ups. Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens handelen wij zoals de AVG voorschrijft en brengen wij betrokken klanten op de hoogte.

9. Cookies

Deze website gebruikt geen cookies en geen analytische, marketing- of trackingtools. Verandert dat, dan passen wij deze verklaring aan en vragen wij waar nodig vooraf uw toestemming.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De datum bovenaan toont wanneer ze het laatst werd bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen wij klanten per e-mail.